展会主办单位应提前六个月（国外来华展应提前一年以上）向国展中心提出申办报告，内容包括展会名称、展出时间、预计规模、展会主要内容、参展国家和地区等，并填写 《办展申请书》，同时将组办单位的营业执照副本（复印件）、展览会批文作为申请文件提交展览中心。
展览中心收到《办展申请书》后将通知主办单位预付订金以示确认，申请时预订定金标准：每个展厅10000元。展览中心收到订金后将保留主办单位申请时间段至正式合同签署日。如主办单位未能及时预付订金，展览中心在发出催付通知一周后，有权取消该申请并将时间段另行分配。如主办单位因故未能举办展览会，所付定金不再退还。
主办单位接到展览中心办展申请确认书后，于办展前四个月以上至展览中心洽谈具体办展安排和展会期间活动，签订《合同书》后，同时支付80%的场租费。
主办单位须在展览举办前二个月，向国展中心提交相关手续的批准文件（如工商、消防、公安、海关、商检、保险、卫生防疫等），也可委托国展中心办理相关手续。
主办单位须在展览会开幕前二十天向展览中心提交展会服务项目要求，内容包括：展场使用计划、会议室使用计划、标摊搭建计划、特装施工计划、水电气使用计划、展品运输计划。
主办单位须在展览会开幕前十五天向展览中心提交标准摊位的中（英）文楣板文字、租用特殊物品和大宗物品计划、车辆管理计划。
主办单位应在展会开幕前十五天向展览中心提交广告宣传计划、平面图及广告制作内容清单。
付款方式：签订协议时，付场租费的80%，进馆前一周内付清场租费用和80%的其它服务项目费用，闭馆后一周内结清尾款。所有款项按展览中心要求付至指定银行帐户，展览中心不收取现金（合同部分）。
主办单位应严格遵守国展中心各项办展规章制度及国家有关法规。
展览中心拥有标准展位搭建、馆内运输、现场服务的专有权，同时提供特装服务、储运服务、广告服务。